Как автоматизировать HR-процессы

Треть компаний в России автоматизирует HR-процессы. При помощи современных инструментов можно уменьшить расходы на подбор персонала, увеличить производительность сотрудников и оптимизировать процессы. Расскажем, как это сделать.

По статистике наибольшую отдачу приносит автоматизация в области кадрового учета и внутренних коммуникаций. Автоматизация позволяет уменьшить время на выполнение рутинных обязанностей сотрудников.

К ним относится учет рабочего времени, выстраивание графиков, прием и увольнение персонала компании, а также рекрутинг.

Немаловажный аспект автоматизации — она делает для сотрудников более прозрачной саму систему кадрового учета.

Автоматизация рекрутинга

За нее отвечают ATS — системы управления кандидатами. Это программное обеспечение, которое поможет средним и крупным компаниям, осуществляющим массовый или регулярный набор. За счет автоматизации рекрутинга можно уменьшить и систематизировать документооборот, упростить рутинные операции, улучшить коммуникацию и сэкономить деньги на подбор персонала.

Стандартное приложение ATS имеет такой функционал:

• Возможность вести базу резюме, выгружая их из популярных сервисов, фильтровать информацию и работать с ней.
• Формировать стандартные письма для кандидатов.
• Делать сложные поисковые запросы по базе, выбирая подходящего кандидата по ряду параметров.
• Составлять график собеседований.
• Добавлять к резюме свои пометки и комментарии.
• Возможность групповой работы над вакансиями и поисками.
• Автоматически публиковать вакансии и систематизировать отклики из разных сервисов.

Автоматизация кадрового делопроизводства

В классическом виде она реализуется через создание корпоративного портала.

К его функционалу относится:

• Возможность создание личных кабинетов сотрудников, через которые они могут оформлять заявки, а сотрудники отдела кадров будут их обрабатывать. Там же персонал сможет следить за своими показателями эффективности, количеством дней отпуска, доступными льготами и т.д.
• Личный кабинет руководителя позволит в автоматическом режиме согласовывать кадровые документы, получать статистику рабочего времени и создавать графики, оставлять заявки для отдела кадров и формировать характеристики сотрудников.
• Система учета рабочего времени, назначение корпоративного обучения и аттестации, а также любые другие необходимые модули.
• Настроенные маршруты согласования документов, стандартизированные способы их хранения и передачи в электронном виде, возможность поиска по документам и т.д.

Автоматизация адаптации новых сотрудников

Такие решение часто реализуются на базе того же корпоративного портала, который создается для кадрового делопроизводства. Ключевым инструментом для адаптации новых сотрудников становятся лендинги, которые можно создавать из готовых блоков под каждую должность.

Такой инструмент позволяет быстро погрузить кандидата в корпоративную культуру, объяснить структуру компанию и выстроить взаимодействие с другими сотрудниками.

При создании лендингов часто используются игровые механики. Например, новичку необходимо прослушать несколько обучающих видео, пройти тестирование и получать достижения за каждый пройденный этап.

Для онбординга сотрудников используется единая база знаний, которую создают и пополняют HR. В ней систематизируют и хранят основные документы, локальные нормативные акты, есть возможность редактировать и просматривает версии.